Automazione dei processi ripetitivi con l’Intelligenza Artificiale
L’intelligenza artificiale può avere un impatto molto concreto quando viene applicata ad attività aziendali ripetitive, documentali o ad alto consumo di tempo.
Il punto non è automatizzare tutto. È individuare quei processi nei quali le persone svolgono continuamente operazioni che un software può eseguire, preparare o semplificare.
Email da leggere, dati da copiare, documenti da classificare, ordini da inserire, informazioni da cercare, report da preparare: spesso le prime opportunità si trovano proprio nelle attività quotidiane meno visibili.
Dove può essere utile l’automazione con l’AI
L’intelligenza artificiale diventa particolarmente interessante quando deve gestire informazioni non perfettamente strutturate.
Un’automazione tradizionale funziona molto bene quando dati e regole sono sempre uguali. L’AI può invece aiutare quando il sistema deve interpretare testi, email, PDF, richieste clienti o documenti che possono presentarsi in forme differenti.
Alcuni esempi:
- lettura e classificazione delle email;
- estrazione di informazioni da PDF e documenti;
- inserimento e verifica degli ordini;
- preparazione di riepiloghi e attività da svolgere;
- gestione preliminare delle richieste clienti;
- classificazione automatica dei documenti;
- ricerca di informazioni negli archivi aziendali;
- predisposizione di dati per ERP e CRM.
L’obiettivo non deve necessariamente essere eliminare l’intervento umano. Spesso il risultato migliore consiste nel lasciare al sistema le attività ripetitive e alle persone controllo, eccezioni e decisioni.
Automatizzare un processo non significa semplicemente aggiungere l’AI
Uno degli errori più comuni è partire dalla tecnologia. Un processo poco chiaro, pieno di eccezioni o basato su dati incoerenti non diventa automaticamente efficiente utilizzando l’intelligenza artificiale.
Prima occorre capire:
- quali attività vengono svolte;
- quante volte;
- quanto tempo richiedono;
- quali informazioni utilizzano;
- dove avvengono gli errori;
- quali controlli sono realmente necessari.
Solo dopo è possibile decidere quale parte del processo automatizzare. In alcuni casi servirà AI. In altri sarà sufficiente collegare meglio sistemi già esistenti o utilizzare un’automazione tradizionale.
Un esempio: gli ordini ricevuti via email
Un cliente invia un ordine in PDF.
Un operatore apre l’email, legge il documento, identifica codici prodotto, quantità, prezzi e date, controlla le informazioni e inserisce l’ordine nel gestionale.
Se questa attività viene ripetuta decine o centinaia di volte, può assorbire molte ore ogni settimana.
Un sistema può invece effettuare una prima lettura del documento, estrarre i dati rilevanti, confrontarli con le informazioni disponibili e sottoporre all’operatore soltanto ciò che richiede verifica.
Il valore non deriva dal fatto che venga utilizzata l’AI. Deriva dal tempo risparmiato, dalla riduzione degli errori e dalla capacità di gestire maggiori volumi senza aumentare proporzionalmente il lavoro manuale.
Quando conviene automatizzare
Non tutte le attività meritano un progetto. Prima di intervenire conviene valutare almeno quattro elementi:
Frequenza
Un’attività svolta 200 volte al giorno è molto diversa da una svolta due volte al mese.
Tempo
Quante ore vengono realmente dedicate al processo?
Standardizzazione
Esistono regole sufficientemente stabili oppure ogni situazione è completamente diversa?
Valore economico
Quanto costa oggi il processo e quale beneficio produrrebbe una sua riduzione? Un’automazione dovrebbe quindi essere valutata come qualsiasi altro investimento.
Costo attuale → investimento → beneficio atteso → tempo di ritorno.
AI, software e integrazione dei sistemi
In molti progetti il vero valore nasce dall’integrazione. L’AI può interpretare un documento o una richiesta, ma le informazioni devono poi dialogare con gli strumenti utilizzati dall’azienda:
- ERP;
- CRM;
- email;
- database;
- gestionali;
- sistemi documentali;
- Business Intelligence.
Per questo motivo un progetto di automazione non dovrebbe essere considerato come un’applicazione AI isolata. Deve inserirsi nel processo aziendale esistente.
Da dove iniziare
Un metodo semplice consiste nel cercare attività che abbiano contemporaneamente:
alta frequenza + molto lavoro manuale + regole abbastanza chiare + dati disponibili.
Sono generalmente i candidati migliori.
Conviene invece essere più prudenti quando il processo è raro, fortemente variabile o dipende quasi completamente dall’esperienza delle persone. Il primo progetto dovrebbe possibilmente avere un risultato facile da misurare.
Automazione e organizzazione devono procedere insieme
Automatizzare non significa soltanto ridurre ore di lavoro. Può significare anche:
- diminuire gli errori;
- rendere il processo più uniforme;
- velocizzare le risposte;
- evitare attività dimenticate;
- rendere disponibili informazioni prima disperse;
- migliorare la tracciabilità.
Per questo motivo la valutazione dovrebbe considerare sia il risparmio economico sia il miglioramento organizzativo.
Individuare le opportunità prima di scegliere la tecnologia
1064 Advisory parte dall’analisi del processo, non dallo strumento.
L’obiettivo è capire dove esiste realmente un’opportunità di automazione, quale beneficio può produrre e se l’investimento è proporzionato al risultato atteso. Quando necessario, l’intervento può combinare Intelligenza Artificiale, automazione, integrazione software e analisi dei dati.
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