In molte aziende metalmeccaniche gli ordini clienti arrivano ancora tramite email, PDF, Excel o portali differenti. Un operatore deve leggere il documento, identificare i dati necessari, confrontare codici e condizioni commerciali e riportare tutto nel gestionale. Con pochi ordini il problema può essere irrilevante. Con decine o centinaia di operazioni giornaliere diventa un costo operativo.
Non conta soltanto il tempo di inserimento
Bisogna considerare anche:
- verifiche manuali;
- errori di trascrizione;
- codifiche cliente differenti da quelle interne;
- informazioni mancanti;
- correzioni successive;
- picchi di lavoro.
La prima attività da svolgere è quindi misurare il processo.
Cosa può essere automatizzato
A livello generale un sistema può acquisire l’ordine, riconoscere le informazioni rilevanti, confrontarle con i dati interni e segnalare all’operatore soltanto le anomalie.
Automazione non significa necessariamente eliminazione del controllo umano. Spesso il risultato migliore consiste nello spostare il lavoro umano dalla trascrizione alla verifica.
Quando conviene
Servono almeno questi dati:
- numero medio di ordini;
- tempo medio per ordine;
- percentuale di ordini non standard;
- numero di errori;
- costo del personale coinvolto.
Esempio puramente indicativo:
80 ordini al giorno × 4 minuti = oltre 5 ore di lavoro quotidiano.
Con 5 ordini al giorno il conto economico del progetto sarebbe completamente diverso.
Il gestionale è parte della soluzione
Estrarre informazioni da un PDF è soltanto una parte del problema. Bisogna capire come trasferire i dati al gestionale, quali controlli devono essere effettuati e quali casi richiedono necessariamente una decisione umana. In alcuni casi serve AI. In altri possono bastare regole, integrazioni e automazione tradizionale.
Prima di automatizzare
Una regola resta fondamentale:
non automatizzare un processo disordinato.
Se codifiche, procedure e anagrafiche sono incoerenti, l’automazione rischia semplicemente di rendere più veloce un processo sbagliato.